Toimintamallit ja ohjeet tukena ristiriitojen käsittelyssä
Johdonmukainen toiminta työpaikalla edellyttää, että käytössä on yhtenäinen toimintamalli häiriötilanteiden ehkäisyyn, selvittämiseen ja ratkaisemiseen. Se yhdenmukaistaa käsityksiä siitä, miten tulee toimia. Varsinaista toimintamallia voidaan tarvittaessa täsmentää tarkemmilla ohjeilla. Toimintamalli tulee ennen sen käyttöön ottamista käsitellä yhteistoiminnassa. Mallin ja sitä täydentävien ohjeiden laadinnassa kannattaa hyödyntää työsuojelun yhteistoimintahenkilöstön havaintoja, osaamista ja kehittämisideoita.
Toimintamallin valmisteluun kannattaa varata riittävästi aikaa. Ensimmäisenä kannattaa miettiä yhdessä, mikä on toimintamallin tavoite ja missä tilanteissa sitä on tarkoitus käyttää. Tämä auttaa hahmottamaan keskeisen sisällön. Toimintamallia valmisteltaessa kannattaa keskustella yhteistoiminnassa seuraavista asioista:
- Millaista on ammatillinen työkäyttäytyminen? Entä sellainen toiminta ja käyttäytyminen, jota työssä tulee välttää? Miten työyhteisöjä tuetaan keskustelemaan näistä yhdessä sekä luomaan yhteisiä rajoja ja toimintatapoja?
- Mitä tarkoittavat esimerkiksi erimielisyys, riita, konflikti, epäasiallinen kohtelu, häirintä ja syrjintä?
- Kenen käyttöön toimintamalli tai ohje on tarkoitettu? Kenen tulee osata toimia sen mukaisesti?
- Miten työpaikan eri toimijoiden tulee toimia, jotta erimielisyydet eivät kärjistyisi pahemmiksi, kuten repiväksi konfliktiksi tai epäasialliseksi kohteluksi?
- Miten työpaikan eri toimijoiden tulee toimia, jos työssä ilmenee työturvallisuuslain tarkoittamaa häirintää tai muuta epäasiallista kohtelua? Mitä velvollisuuksia ja oikeuksia heillä on?
- Miten esihenkilöt ja työntekijät perehdytetään toimintamallin sisältöön ja käyttöön? Entä miten toimintamallia tuodaan työpaikalla säännöllisesti esille, esimerkiksi sisäisessä viestinnässä?
- Miten toimintamallin käyttämistä seurataan? Miten sen toimivuutta arvioidaan? Ketkä seuraavat ja arvioivat? Miten usein? Miten arvioinnin tuloksia käsitellään?
- Entä mikä on toimintamallin nimi? Tätäkin kannattaa pysähtyä miettimään, sillä nimi luo mielikuvia siitä, mihin toimintamallilla pyritään ja mitä sillä halutaan saada aikaan.
Toimintamallia täydentävässä ohjeessa voidaan tarkemmin kuvata asian käsittelyn vaiheet, kuten keskustelu asianosaisten kesken, ilmoitus tarvittaessa omalle esihenkilölle ja työsuojeluvaltuutetulle sekä aloitteen tekeminen työyhteisösovittelusta. Lisäksi kannattaa kertoa tilanteiden selvittämisen tavoista ja tyypillisistä ratkaisukeinoista. Käytettävissä olevat tukimahdollisuudet ja eri tahojen roolit on myös hyvä kuvata. Ohjeeseen voi liittää lomakkeita ja kaavioita.
Toimintamalli ja sitä täydentävä ohje tulee käsitellä kaikkien niiden kanssa, joiden halutaan noudattavan niitä. Hyvä tapa on käsitellä asiaa yhteisessä tilaisuudessa, jossa on mahdollisuus esittää kysymyksiä. Toimintamallin ja ohjeen tulee sisältyä myös esihenkilöiden ja työntekijöiden perehdytykseen.
Toimintamalli auttaa vain, jos se toimii aidosti myös käytännössä. Sen käyttöä tuleekin seurata säännöllisesti ja tarvittaessa tarkistaa mallia ja sitä täydentäviä ohjeita. Toimimaton malli johtaa helposti sen käytöstä laistamiseen. Jotta malli toimii käytännössä, tulee varmistaa, että
- toimintamalli on selkeä ja tarkoituksenmukainen
- henkilöstö on voinut osallistua joko suoraan tai välillisesti toimintamallin luomiseen ja kehittämiseen
- toimintamalli on perehdytetty niille, joita se koskee
- niillä, joiden tulee noudattaa toimintamallia, on myös tosiasiallinen mahdollisuus toimia sen mukaisesti
- toimintamallin toteutumista käytännössä seurataan ja arvioidaan riittävän usein.
Toimintamalli on esihenkilön käytännön väline työyhteisön toimivuuden edistämisessä ja epäkohtiin puuttumisessa. Ilman yhtenäistä ohjetta esihenkilöiden toiminta voi olla epätasaista, mikä näkyy esimerkiksi epäoikeudenmukaisuuden kokemuksina ja johtamisen ongelmina.
Sekin on muistettava, että työlainsäädäntö ja toimintamalli eivät yksinään riitä. Lisäksi tarvitaan luottamusta, rohkeutta, välittämistä ja arvostavaa kohtaamista.
Lisätietoja
